Una vez que los viajes estén en estado Entregado y cuenten con documentos de carga adjuntos, deberá actualizarse su estado a FINALIZADO. Este cambio de estado a Finalizado permite darle el OK al sector administrativo para que proceda con la gestión de pagos y cobros del viaje.

Una vez finalizado, podrás iniciar el proceso de facturación accediendo al módulo “Administración” / “Facturación y pagos”:

Visualiza desde el Tablero todos los estados de facturación y cobranza de los viajes realizados. Podrás ver esto desde el lado de cobros a Clientes o desde el lado de pagos a Proveedores. En cada línea de viaje tendrás al final un “” que te permitirá ver la contrapartida de ese cobro (o sea, los pagos por los viajes que componen a ese cobro) en el caso de la vista de clientes, o de ese pago a proveedores (o sea, los cobros a tu cliente). Esto te ayudará a tener en un vistazo si el viaje que estás por pagar ya fue cobrado/pagado o no:

Los viajes con estado “Facturar" son los que se podrán seleccionar para facturar. Los viajes tendrán este estado habilitante a facturar cuando el equipo operativo o de tráfico haya actualizado el estado del viaje a FINALIZADO. De este modo, te aseguras que el viaje cuenta con toda la documentación respaldatoria y requerida para el cobro/pago según lo disponga tu cliente. 

Cargar Factura

1. Selecciona todos los viajes o un conjunto, luego haz clic sobre el botón “Acumulado” para verificar el resumen de los valores de cada servicio realizado y el total a facturar:
   
   

2. Verifica que los valores concuerdan con los precios acordados. Si hay diferencias, antes de realizar la facturación, comunícate con el operador que asignó la carga para realizar el reclamo correspondiente.

3. Una vez seleccionados el/los viajes a facturar, elige la opción “Cargar factura” desde “Modificación masiva”:
   
   

4. Ingresa la fecha de emisión y el número completo, tal como aparece en la factura, y luego carga la misma en la plataforma:
   
   

Notas importantes:

• Solo podrán facturarse los viajes verificados que se encuentren en estado “Entregado” y con la documentación de carga requerida adjunta en su respectivo viaje.
  
  

• Los valores de las facturas deberán coincidir con los precios detallados de cada viaje incluido en la facturación. Si hay diferencia de valores, realiza el reclamo al operador responsable antes de emitir su factura.
  

• El detalle de la factura deberá contener la siguiente información: 

• Código de viaje (en la plataforma lo encontrarás como “Vxxxxx”)

• Origen y Destino

• Fecha de viaje

• Conceptos adicionales (en caso de corresponder).

Para acceder a estos datos, simplemente ingresa a cada fila del tablero administrativo, copia la información y agrégala a tu factura.

• Haz clic en el ícono de “copiar” para acceder al detalle de cada viaje:
  
  

Nota: Recibirás notificaciones por correo electrónico de todas las facturas rechazadas, junto con su motivo, desde nuestro departamento de administración.

Desde el tablero administrativo y con el uso de los filtros, podrás acceder a visualizar todas las facturas en revisión, validadas o rechazadas y sus respectivos estados:

Facturas Rechazadas

En el caso de facturas rechazadas de acuerdo a la razón de rechazo se deberá adjuntar nota de crédito, y cargar nuevamente la factura nueva. 

Haciendo clic en el/los números de viaje correspondientes podrás acceder a la barra lateral para cargar la nota de crédito.

Para registrar una nueva factura deberás seleccionar el/los viajes y elegir la opción “Cargar factura” desde “Modificación masiva” siguiendo los mismos pasos del apartado Cargar Factura descrito anteriormente.